Automatisation des outils Office 365

La suite office 365

Vous connaissez certainement les applications 365 les plus célèbres ! Word, Excel et Outlook. Mais la suite logicielle a bien évolué ! De nombreuses applications ont vues le jour pour compléter cet écosystème.

Teams : Application de communication collaborative

Planner : Solution de gestion de tâche Kanban 

Bookings : Gestion de rendez-vous synchronisé au calendrier

Todo : Gestion de tâche

OneNote : Solution de prise de note

et pleins d’autres !

Automatisation des processus

Microsoft propose son API Graph. Microsoft Graph est une passerelle entre tout les outils de cet écosystème. Il nous permet même faire le lien avec des applications externes ! C’est là que toute la puissance est libéré. Quelque soit votre ERP / CRM ou logiciel métier, nous pouvons le connecter à l’écosystème Office 365 via l’API Graph.

Vous voulez créer une tâche dans votre calendrier Microsoft automatiquement à la création d’un prospect dans votre CRM ? 

Déclencher l’envoi d’un mail, lors d’une suppression d’une commande dans votre ERP ?

Tout ceci est possible !

Automatisez vos process, boostez votre productivité, favorisez la collaboration avec vos équipes grâce à Microsoft Graph.

Exemples réalisés

Ci-dessous quelques cas concrets réalisés : 

Création d’une opportunité dans le CRM

Dans ce cas lorsqu’un utilisateur crée et valide une opportunité dans le CRM, un enchainement d’action se déclenche :

• Création d’un dossier dans la boîte mail Outlook
• Création de la fiche du contact de l’opportunité dans Outlook 
• Création de l’équipe et des canaux dans Teams
• Création du dossier client dans le drive avec toute son arborescence
• Création d’un planner pour le client
• Création d’un onglet Planner dans Teams

En un clic, toutes les équipes sont prêtes à travailler et à collaborer sur cette opportunité. 

Synchronisation du calendrier

Ici, nous avons utilisé l’API Graph pour synchroniser les évènements de l’ERP vers le calendrier Outlook et inversement. Toutes les créations, modifications, suppressions d’un coté comme de l’autre sont synchronisé.

Cela permets aux utilisateur :

• D’accéder au évènements du calendrier dans leur logiciel et de pouvoir ajouter des actions (ex: ajouter une gestion du temps passés sur un évènement du calendrier)
• Créer automatiquement un évènement dans le calendrier Microsoft sur n’importe quelles actions du logiciel (ex: La création d’une intervention dans le logiciel ajoute l’évènement dans le calendrier à tout les techniciens concernés.)

La productivité est amélioré en temps réel.

Classement automatique des documents

Cet exemple réalisé permet gagner du temps en classant automatiquement les documents dans le drive:

• Les documents scannés sont analysé via OCR (Reconnaissance optique de caractère) et sont classé dans le bon dossier du cloud.
• Les mails reçu sont scannés et chaque pièce jointe correspondant aux paramètres définis est classé dans le cloud.

Pour allez plus loin :

Nous pourrions imaginer envoyer une notification aux personnes concernés lorsqu’un document est ajouté et enclenché tout un processus d’approbation par exemple.

Envie d’optimisation ? Contactez nous ou prenez rendez-vous en ligne.