automatisation d'un erp/crm windev sur-mesure

Auparavant, lorsqu'une opportunité était validée dans le logiciel ERP de notre client, une série d'actions manuelles étaient nécessaires pour initier le projet. Ce processus était non seulement chronophage mais aussi sujet à des oublis ou des erreurs.

En exploitant les capacités de Windev et en l'intégrant avec Office 365, nous avons mis en place un système d'automatisation complet. Désormais, dès qu'une opportunité est validée, les actions suivantes se déclenchent automatiquement :

• ◆Création instantanée du dossier client dans Outlook
• ◆Génération automatique de la fiche contact dans Outlook
• ◆Mise en place d'une équipe dédiée et de canaux spécifiques dans Microsoft Teams
• ◆Structuration automatique du dossier client dans le drive avec une arborescence prédéfinie
• ◆Création d'un Planner associé pour une gestion de projet efficace
• ◆Intégration d'un onglet Planner dans l'équipe Teams correspondante

Cette automatisation permet non seulement de gagner un temps considérable mais assure également une cohérence dans la scruture de travail pour chaque nouveau projet.

Dans de nombreuses entreprises, la gestion et le classement des documents représentent un défi majeur. Les fichiers sont souvent mal organisés, dispersés ou mal classés, ce qui complique leur recherche et leur exploitation. Cette situation entraîne une perte de temps significative et augmente les risques d'erreurs ou de doublons.

Nous avons développé une solution sur-mesure qui synchronise automatiquement les documents sur le drive de l'entreprise, les classant intelligemment dans les dossiers appropriés. Par exemple, les factures sont désormais automatiquement rangées dans "Client\Factures\Année", facilitant ainsi leur recherche et leur gestion.

Le classement manuel des documents scannés, en particulier les factures fournisseurs, était une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs.

En utilisant les capacités avancées de Windev, nous avons implémenté un système d'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) couplé à un algorithme de classification intelligent. Désormais, chaque document scanné est automatiquement analysé, ses informations clés sont extraites, et il est classé dans le dossier cloud approprié sans intervention humaine.

Par exemple, les factures sont synchronisées dans le dossiers Clients/Factures/Année

Notre expérience dans la réalisation de logiciel sur-mesure nous a permis de réaliser un automate sous la forme d’un service Windows qui s’occupe de synchroniser de nombreux éléments automatiquement.

Il n’y avait pas de lien entre les évènements / tâches du logiciel et le calendrier Outlook. Les différentes tâches n’étaient visibles que sur le réseau local de la société.

L’automate synchronise à espace régulier les évènements Outlook vers le logiciel Windev mais synchronise également du logiciel Windev vers Outlook.

L’historique des échanges clients n’étaient visibles que dans Outlook et la visualisation n’était pas clair et efficace.

L’automate récupère les mails entrants et selon l’expéditeur ou le destinataire l’ajoute à la fiche client correspondante. Notre solution permet d’avoir tout l’historique sous forme d’une conversation unique.

Pour récupérer les factures fournisseurs récurrentes, le client devait télécharger la pièce jointe et l’envoyer dans le bon dossier du drive.

Notre automate analyse les mails entrants et les pièces jointes. En suivant des règles paramétrées, le document est automatiquement classé dans le dossier correspondant sur Onedrive.

En conclusion, grâce à notre expertise en Windev et notre compréhension approfondie des besoins métiers, nous avons transformé des processus autrefois manuels et chronophages en un système fluide et automatisé. Cette approche non seulement augmente la productivité mais réduit également les erreurs, permettant à nos clients de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur des tâches administratives répétitives.