Automatisation de la validation des opportunités
Problématique :
Auparavant, lorsqu’une opportunité était validée dans le logiciel ERP de notre client, une série d’actions manuelles étaient nécessaires pour initier le projet. Ce processus était non seulement chronophage mais aussi sujet à des oublis ou des erreurs.
Notre solution :
En exploitant les capacités de WinDev et en l’intégrant avec Office 365, nous avons mis en place un système d’automatisation complet. Désormais, dès qu’une opportunité est validée, les actions suivantes se déclenchent automatiquement :
- ◆Création instantanée du dossier client dans Outlook
- ◆Génération automatique de la fiche contact dans Outlook
- ◆Mise en place d’une équipe dédiée et de canaux spécifiques dans Microsoft Teams
- ◆Structuration automatique du dossier client dans le drive avec une arborescence prédéfinie
- ◆Création d’un Planner associé pour une gestion de projet efficace
- ◆Intégration d’un onglet Planner dans l’équipe Teams correspondante
Cette automatisation permet non seulement de gagner un temps considérable mais assure également une cohérence dans la structure de travail pour chaque nouveau projet.
Envoi automatique des documents sur le Drive
Problématique :
Dans de nombreuses entreprises, la gestion et le classement des documents représentent un défi majeur. Les fichiers sont souvent mal organisés, dispersés ou mal classés, ce qui complique leur recherche et leur exploitation. Cette situation entraîne une perte de temps significative et augmente les risques d’erreurs ou de doublons.
Notre solution :
Nous avons développé une solution sur mesure qui synchronise automatiquement les documents sur le drive de l’entreprise, les classant intelligemment dans les dossiers appropriés. Par exemple, les factures sont désormais automatiquement rangées dans « Client\Factures\Année », facilitant ainsi leur recherche et leur gestion.
Classement automatique des documents sur le Drive
Problématique :
Le classement manuel des documents scannés, en particulier les factures fournisseurs, était une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs.
Notre solution :
En utilisant les capacités avancées de WinDev, nous avons implémenté un système d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) couplé à un algorithme de classification intelligent. Désormais, chaque document scanné est automatiquement analysé, ses informations clés sont extraites, et il est classé dans le dossier cloud approprié sans intervention humaine.
Par exemple, les factures sont synchronisées dans le dossier « Clients/Factures/Année ».
Réalisation d’un automate
Notre expérience dans la réalisation de logiciels sur mesure nous a permis de réaliser un automate sous la forme d’un service Windows qui s’occupe de synchroniser de nombreux éléments automatiquement.
Synchronisation des événements Outlook
Problématique :
Il n’y avait pas de lien entre les évènements / tâches du logiciel et le calendrier Outlook. Les différentes tâches n’étaient visibles que sur le réseau local de la société.
Notre solution :
L’automate synchronise à espace régulier les évènements Outlook vers le logiciel WinDev mais synchronise également du logiciel WinDev vers Outlook.
Synchronisation des échanges mails dans le CRM WinDev
Problématique :
L’historique des échanges clients n’étaient visibles que dans Outlook et la visualisation n’était pas claire et efficace.
Notre solution :
L’automate récupère les mails entrants et, selon l’expéditeur ou le destinataire, les ajoute à la fiche client correspondante. Notre solution permet d’avoir tout l’historique sous forme d’une conversation unique.
Récupération automatique des documents fournisseurs
Problématique :
Pour récupérer les factures fournisseurs récurrentes, le client devait télécharger la pièce jointe et l’envoyer dans le bon dossier du drive.
Notre solution :
Notre automate analyse les mails entrants et les pièces jointes. En suivant des règles paramétrées, le document est automatiquement classé dans le dossier correspondant sur Onedrive.
En conclusion, grâce à notre expertise en Windev et notre compréhension approfondie des besoins métiers, nous avons transformé des processus autrefois manuels et chronophages en un système fluide et automatisé. Cette approche augmente la productivité et réduit également les erreurs, permettant à nos clients de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur des tâches administratives répétitives.
