Contexte
Une PME du secteur des services utilisait un logiciel ERP/CRM développé sur mesure en WinDev pour piloter l’ensemble de son activité : gestion des opportunités commerciales, suivi client, facturation et gestion documentaire. Si l’outil couvrait bien les besoins métier, son utilisation générait au quotidien un volume important de tâches manuelles répétitives, chronophages et sources d’erreurs.
AP-Dev a été missionné pour transformer ce logiciel en une solution hautement automatisée, en l’intégrant avec l’écosystème Microsoft 365 via l’API Graph. Le projet a été mené à bien en 3 semaines.
Problématique
Chaque validation d’opportunité dans l’ERP déclenchait une série d’actions manuelles : création du dossier client, mise en place des outils collaboratifs, classement des documents… Ces tâches, répétées à chaque nouveau projet, mobilisaient un temps précieux et exposaient les équipes à des oublis réguliers.
Par ailleurs, la gestion documentaire était fragmentée : les factures fournisseurs devaient être téléchargées et classées à la main, les échanges clients n’étaient visibles que dans Outlook, et les évènements du logiciel n’étaient pas synchronisés avec les calendriers. L’information était dispersée, difficile à retrouver et peu fiable.
Notre solution
En exploitant les capacités de WinDev et l’API Graph Microsoft, AP-Dev a conçu un système d’automatisation complet intégré directement dans l’ERP existant, sans rupture pour les utilisateurs.
Automatisation de la validation des opportunités
Dès qu’une opportunité est validée dans l’ERP, une série d’actions se déclenche automatiquement : création du dossier client dans Outlook, génération de la fiche contact, mise en place d’une équipe Teams dédiée avec ses canaux, structuration du dossier sur OneDrive et création d’un Planner associé. Ce qui prenait auparavant plusieurs dizaines de minutes se fait désormais en quelques secondes, sans aucune intervention manuelle.
Classement et synchronisation automatique des documents
Un système d’OCR couplé à un algorithme de classification analyse automatiquement les documents scannés et les classe dans les bons dossiers OneDrive, selon une arborescence prédéfinie. Les factures fournisseurs reçues par mail sont détectées, extraites et rangées sans intervention humaine.
Un automate de synchronisation en temps réel
Un service Windows tourne en arrière-plan et synchronise en continu les évènements entre l’ERP et Outlook, centralise l’historique des échanges mails directement dans les fiches clients du CRM, et récupère automatiquement les pièces jointes des fournisseurs pour les classer selon des règles paramétrées. L’information est désormais disponible au bon endroit, au bon moment, pour toute l’équipe.
Résultat
En 3 semaines, AP-Dev a transformé un ERP fonctionnel en un système entièrement automatisé, libérant les équipes des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Les oublis et erreurs de classement ont été éliminés, la traçabilité des échanges clients est devenue instantanée, et chaque nouveau projet démarre désormais avec une structure de travail cohérente et complète, sans effort.
Cette réalisation permet de :
- ◆Gagner plusieurs heures par semaine grâce à l’automatisation des tâches répétitives
- ◆Éliminer les oublis, les erreurs de classement et la dispersion de l’information
- ◆Permettre aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que des tâches administratives
